Hvordan skrive forretnings e - post: forsvarlig virksomhet e - format

Lær om e etikette regler på arbeidsplassen

I advent av Internett har gjort forretningskommunikasjon enklere, raskere og mer effektiv. Men muligheten for e-post misbruk og overgrep er rikelig. En virksomhet elektronisk kommunikasjon må inneholde standard komponenter i en utskrift virksomhet brev: en hilsen, kropp og lukking.

Vurdere følgende e etikette regler før du skriver en profesjonell e-post.

1. Være profesjonell. Bare fordi du skriver en elektronisk melding i stedet for en maskinskrevet brev betyr ikke at kommunikasjonen ikke skal være like profesjonell. Motstå trangen til å være altfor tilfeldig. Hvis du ikke kjenner din korrespondent, ta dem som Mr. eller Ms (eller Dr.). Bruke samme språk som du ville bruke i en standard business brev. Bruk en skikkelig forretningsplan e-format. Det kan være lik de som brukes i virksomheten bokstaver. Unngå slang eller uformelt konstruert setninger.
2. Være konsis. Husk at leseren sannsynligvis har dusinvis av andre meldinger å lese og andre oppgaver som konkurrerer om oppmerksomheten hans. Ikke gå av og på. Flest poeng kan dekkes i tre til fem avsnitt. Hvis leseren din stønner på lengden på meldingen når han åpner den, er han mer sannsynlig å slette den ulest.
3. Bruk alltid emnefeltet. Spredning av spam og datavirus sendes via e-post har gjort bedrifter forsiktig med å åpne e-poster fra folk de ikke kjenner. Fortell leseren hvorfor du skriver i emnefeltet i e-posten. På den måten er han mindre sannsynlig å forveksle meldingen for spam. Dette er en del av profesjonell e etikette. En passende emnefeltet trenger bare være noen få ord; for mange ord vil bli avkortet når linjen vises i mottakerens e-boksen. Eksempler på gode emnelinjer inkluderer:
   • Emne: Intervju Request
   • Emne: Query: "Navn på Prospective artikkel"
   • Emne: Response til annonsen i "Writers World"
4. Ikke send vedlegg med mindre de er bedt om. Vedlegg kan være bærere av PC-invalidiserende virus. Noen selskaper selv blokkere ansatte fra å åpne vedlegg på selskapets datamaskiner. I tillegg laste opp vedlegg - spesielt bildefiler - kan fra en eldre datamaskin eller ved hjelp av en ekstern tilkobling ta lang tid. Hvis du ønsker å sende et tekstdokument (for eksempel en opprettet ved hjelp av Microsoft Word), lim den på bunnen av e-post i stedet for å feste den.
5. Korrekturlese meldingen. Dette bør gå uten å si, men det er veldig lett å trykke "send"-knappen før du er virkelig klar til å sende meldingen. Igjen, behandle din korrespondanse på samme måte som du ville gjort med en maskinskrevet brev. Sørg for at det er gratis på stavemåten, skrive og grammatiske feil før lansering den inn i cyberspace. Husk: I mange tilfeller er e det første inntrykket en forretningsforbindelse har av deg. Gjør det til en positiv en.

Nå vet du hvordan du skal skrive en profesjonell e-post. Sende en e istedenfor skriftlig brev har fordelen av hastighet, letthet og fleksibilitet. Kontroller at du bruker denne teknologien til din beste fordel ved å være profesjonell, konsis og hensynsfull, hvis du trenger å vite mer om hvordan riktig bruk av e-post kan hjelpe din bedrift, bør du vurdere å registrere deg for noen online business klasser .